Caisses enregistreuses et lecteurs de carte FAQ

Un système de caisse enregistreuse, est un système informatique qui dispose d’une fonctionnalité de caisse, il permet donc d’enregistrer les données relatives aux transactions effectuées par les professionnels. Le logiciel de caisse enregistreuse a été institué par la loi de finances 2018 dans le but de renforcer la lutte contre la fraude.

Aujourd’hui, posséder un logiciel ou système de caisse enregistreuse n’est pas une obligation pour les commerçants, mais le but des politiques publiques est, in fin de compte, de rendre son utilisation systématique afin de lutter massivement contre les fraudes. Une caisse enregistreuse traditionnelle peut être suffisante uniquement si elle obtient une certification de conformité. Les commerçants sont dans l’obligation de faire la demande et de justifier de cette certification délivrée par un organisme accrédité.

Ce ne sont pas les caisses enregistreuses à proprement parler qui nécessitent une connexion internet, mais les logiciels de caisse, qui eux, ont besoin d’être connectés pour permettre l’utilisation de leurs fonctionnalités. L’iPad aura besoin d’un accès internet que ce soit pour la sauvegarde des données sur le Cloud, le téléchargement des mises à jour, ou encore pour la liaison des différents terminaux de points de vente.
Cependant, certaines caisses enregistreuses sur iPad nécessitent un accès internet uniquement pour la première connexion, comme la caisse Popina, qui n’a pas besoin d’internet pour accéder à l’ensemble de ses fonctionnalités.

Certains vendeurs de logiciels de caisse enregistreuse peuvent être utilisés sur ordinateur. C’est le cas d’helloCash dont le matériel et le logiciel peuvent être utilisés sur navigateur Web autant que sur Android ou iOS. Dans tous les cas, la principale obligation est de s’assurer que le logiciel utilisé est conforme à la nouvelle réglementation de 2018 qui concerne les caisses enregistreuses disponibles sur n’importe quel support.

Un terminal de paiement peut aussi être appelé : lecteur de carte, ou terminal de point de vente électronique (TPE). Il consiste en un boitier connecté au système d’information d’un commerce, d’un magasin, ou encore d’une entreprise. C’est donc tout simplement un appareil qui permet à vos clients de régler leurs achats par carte bancaire. Ces lecteurs de carte sont connectés au réseau informatique du commerce, et permettre d’effectuer des transactions de manière fixe ou mobile.
Il existe donc plusieurs sortes de terminaux de paiement, dont les terminaux de paiement mobiles. Ils sont caractérisés par le fait que les clients peuvent régler leurs achats grâce au sans contact de leur carte bancaire, ou bien celui de leur Smartphone notamment via Appel Pay ou Google Pay.
De plus, le transport des données s’effectue grâce à l’utilisation du réseau téléphonique mobile, ce qui permet au terminal de paiement mobile d’être utilisé partout.

Plusieurs terminaux de paiement mobile ne sont pas compatibles avec des systèmes de caisse, ou des imprimantes de reçu, c’est exemple le cas du lecteur de carte SumUp 3G. En effet, cela fait partie des inconvénients des terminaux de paiement électronique mobiles qui sont indépendants des banques, leur compatibilité avec les systèmes de caisse tiers est réduite. Ainsi, il sera nécessaire de saisir une première fois le prix de la transaction sur la caisse enregistreuse, puis sur le terminal de paiement.

Les offres proposées par les nouveaux vendeurs de lecteurs de cartes mobiles sont intéressantes, notamment pour les petits entrepreneurs qui recherche le meilleur rapport qualité prix. En effet, contrairement aux TPE « traditionnels » fournis par les banques qui sont assez onéreux, les terminaux de paiement mobiles constituent une solution abordable financièrement. En effet, les prix sont fixes et il n’y a pas de frais cachés, ni de frais d’installation. Seules des commissions sont prélevées sur les frais de transaction (souvent 1,75%), et les terminaux de paiement sont vendus entre 19 € et 349 €.

La technologie NFC (Near Field Communication), ou Communication en Champ Proche en français, est disponible sur la plupart des TPE « traditionnels » jusqu’aux lecteurs de cartes bancaires mobiles et reliés à un Smartphone. Le NFC permet le paiement sans contact, c’est-à-dire sans avoir à rentrer le code secret de la carte bancaire, pour des sommes plafonnées de 20 € jusqu’à 30 €. De plus, la technologie NFC permet de régler des achats simplement en approchant une carte bleue près du terminal de paiement, ou encore un Smartphone.

En France, la réglementation fiscale concernant les caisses enregistreuses a évolué depuis la loi fiscale du 1er janvier 2018 qui a renforcé ses dispositifs de contrôle afin d’empêcher les fraudes.
Cette législation concerne les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients sur une caisse enregistreuse, un logiciel, ou un système de caisse. Les nouvelles exigences légales rendent impossible l’annulation ou la modification frauduleuse d’opérations, et permettent à l’administration de procéder à des contrôles fiscaux. Ainsi, un organisme accrédité ou l’éditeur du logiciel doivent certifier la conformité de toutes les fonctions de caisse enregistreuse et d’encaissement, c’est le cas des certifications NF 525.